Registr skutečných majitelů: Co nového přináší podnikatelům

Co je registr skutečných majitelů

Registr skutečných majitelů není jen další byrokratickou zátěží - je to klíčový nástroj pro transparentnost v českém podnikání. Představte si ho jako veřejně dostupnou mapu, která nám všem ukazuje, kdo ve skutečnosti tahá za nitky v různých firmách a organizacích.

Od června 2021, kdy systém odstartoval, se stal nepostradatelnou součástí boje proti praní špinavých peněz. Konečně máme možnost vidět, kdo skutečně stojí za různými společnostmi - už žádné skrývání za složitými vlastnickými strukturami.

A kdo je vlastně ten skutečný majitel? Je to ten, kdo má reálnou moc - buď bere významnou část zisku (nad 25 procent), nebo má hlavní slovo při rozhodování. Myslete na to jako na osobu, která drží v ruce ty pomyslné otěže firmy.

Jasně, papírování kolem registrace může být otravné. Ale představte si, o co jednodušší je teď prověřit si obchodního partnera nebo zjistit, s kým vlastně jednáte. A pozor - kdo se vyhýbá zápisu do registru, může se pěkně spálit. Nemůže třeba hlasovat na valné hromadě nebo dostávat podíly ze zisku.

Není to jen o vyplnění formuláře a hotovo. Je potřeba údaje průběžně aktualizovat, aby seděly se skutečností. Naštěstí to jde udělat online přes web Ministerstva spravedlnosti, nebo můžete zajít za notářem, který vám s tím pomůže.

Díky registru se české podnikatelské prostředí stává čistším a důvěryhodnějším. Sice to znamená trochu více administrativy, ale ta průhlednost za to stojí. Koneckonců, kdo nemá co skrývat, nemá se čeho bát.

Povinnost zápisu do registru

Znáte to - papírování nikdy nekončí a teď přibyla další povinnost. Každá firma musí mít v registru zapsaného svého skutečného majitele. Není to jen další byrokracie - má to svůj smysl v průhlednosti podnikání.

Co to v praxi znamená? Jakmile založíte firmu, máte 15 dní na to zapsat skutečného majitele. To samé platí, když se něco změní - třeba když firmu prodáte nebo když majitel změní bydliště. Prostě všechno musí být čerstvé jako ranní rohlíky.

Do registru musíte napsat všechno podstatné - jméno, datum narození, bydliště majitele a taky jak velký má ve firmě podíl. Je to jako když vyplňujete formulář na občanku, jen trochu složitější.

Nejjednodušší je zajít za notářem - ten to za vás vyřídí jedna dvě. Jasně, něco to stojí, ale ušetříte si spoustu běhání a stresu. Když nechcete k notáři, můžete zajít za právníkem nebo to řešit přes soud, ale to už je větší dobrodružství.

Někdy není úplně jasné, kdo je skutečný majitel - třeba když je firma součástí větší skupiny nebo má složitou strukturu. To je pak potřeba trochu podetektivit a všechno pořádně proklepnout.

Pozor na pokuty - ty můžou být pořádně tučné, až půl milionu. A to není všechno - když nemáte zapsaného majitele, nemůžete třeba vyplácet dividendy nebo se účastnit státních zakázek. To už je pořádná motivace, ne?

Za správnost údajů odpovídá firma, takže je dobré si to pravidelně kontrolovat. Je to jako s technickou u auta - lepší předcházet problémům, než je pak složitě řešit.

Lhůty pro zápis do registru

Znáte to - papírování nikdy nekončí a teď přibyla další povinnost. Jenže tahle není jen tak ledajaká. Zápis do registru skutečných majitelů je záležitost, kterou prostě nelze ignorovat.

Každá firma zapsaná v českých rejstřících musí mít jasno v tom, kdo za ní skutečně stojí. A pozor - není na to věčnost. Když se něco změní, máte pouhých 15 dní na to dát věci do pořádku. To není zrovna moc času, že?

Nejde jen o nějaké byrokratické cvičení. Představte si, že chcete získat veřejnou zakázku nebo dotaci. Bez správně vedeného registru na to můžete rovnou zapomenout. A to není všechno - pokud na tuhle povinnost dlouhodobě kašlete, může vás to stát až půl milionu korun.

Pro firmy založené před rokem 2019 platila původní lhůta do začátku roku 2021. Nové společnosti musí jednat hned po svém vzniku. A co zahraniční firmy s pobočkou u nás? Ty mají měsíc od zápisu do obchodního rejstříku.

Změny ve vlastnictví jsou kapitola sama pro sebe. Převádíte podíl? Měníte společníky? Pamatujte na těch 15 dní. A jestli se bojíte administrativy, není ostuda obrátit se na notáře. Ten může všechno vyřídit rovnou při sepisování potřebných dokumentů.

Může se to zdát jako další zbytečná byrokracie, ale stát to myslí vážně. V nejhorším případě by mohl soud nařídit i likvidaci firmy. To už stojí za to věnovat registru skutečných majitelů trochu pozornosti, nemyslíte?

Sankce za nesplnění povinnosti zápisu

Nevedení evidence skutečných majitelů může vaši firmu pořádně zkomplikovat život. Znáte ten pocit, když vám něco hoří a vy zjistíte, že jste zapomněli na zdánlivou formalitu? Přesně to se může stát, pokud zanedbáte tuhle povinnost.

Představte si situaci - máte úspěšný rok a chcete si vyplatit zasloužený zisk. Jenže ouha! Bez zapsaného skutečného majitele nemůžete na peníze sáhnout. A to je teprve začátek možných potíží.

Sníte o získání veřejné zakázky nebo dotace? Bez řádně zapsaného skutečného majitele na to rovnou zapomeňte. To je jako kdybyste přišli na důležitý konkurz bez občanky - prostě vás nepustí dál.

A co teprve pokuta? Půl milionu korun není zrovna drobné. To už by zamávalo i se stabilní firmou, že? A nezapomeňte - může přijít opakovaně, dokud věci nedáte do pořádku.

Banky jsou v tomhle nekompromisní. Bez průhledné vlastnické struktury s vámi nebudou chtít mít nic společného. V dnešní době, kdy je každá banka opatrná jako ostříž, si takové komplikace nikdo nemůže dovolit.

Chystáte změny ve firmě? Bez zapsaného skutečného majitele to bude jako snažit se projet křižovatkou na červenou. Notáři vám prostě dokumenty neověří a veškeré plány můžou jít k ledu.

Odpovědnost je plně na vašich bedrech. Uvádět nepravdivé údaje? To už zavání trestním zákoníkem, a to určitě nechcete riskovat.

Myslete na to, že každou změnu je potřeba zapsat maximálně do 15 dnů. Je to jako s placením složenek - čím dřív to máte z krku, tím líp spíte.

Způsob zápisu údajů do registru

Jak na zápis do registru skutečných majitelů? Je to jednodušší, než si myslíte. Nejbezpečnější cestou je zajít za notářem - má přímý přístup do systému a všechno za vás vyřídí. Stačí přinést potřebné dokumenty a on už ví, co s nimi.

Nechce se vám k notáři? Můžete to zvládnout i sami přes portál justice. Budete potřebovat jen datovku, bankovní identitu nebo elektronický občanský průkaz. Je to jako když nakupujete přes internet - přihlásíte se a vyplníte formulář.

Jasně, papírování je trochu víc. Musíte doložit, že jste skutečně tím, za koho se vydáváte. Potřebujete doklady o tom, jaký máte ve firmě podíl nebo vliv. Představte si to jako rodinný strom vaší firmy - musí být jasné, kdo je s kým propojený a jak.

Změnilo se něco? Pamatujte, že máte jen 15 dní na aktualizaci údajů. To je jako když změníte adresu - musíte to nahlásit. Připravte si výpis z obchodního rejstříku a zakladatelské dokumenty. Pokud máte společníky ze zahraničí, budete potřebovat i překlady s kulatým razítkem.

Po každém zápisu dostanete unikátní číslo - něco jako rodný list vašeho zápisu. To si dobře schovejte, může se hodit. A když si nejste jistí? Radši se poraďte s odborníkem. Ušetří vám to spoustu času a nervů s případným opravováním chyb.

Veřejná a neveřejná část registru

Pojďme si projít, jak vlastně funguje Registr skutečných majitelů - systém, který nám pomáhá vidět do vlastnických struktur firem. Základní informace jsou dostupné každému z nás, stačí jen pár kliknutí bez jakéhokoliv přihlašování. Můžete se podívat, kdo skutečně stojí za konkrétní firmou - zjistíte jméno majitele, odkud pochází a jaký má ve firmě vliv.

Představte si to jako průhlednou knihu, kde některé stránky může číst každý, zatímco jiné jsou určené jen pro vybrané čtenáře. Samozřejmě nenajdete citlivé údaje jako rodná čísla nebo přesné adresy - ty jsou bezpečně ukryté v neveřejné části.

Do té se dostanou jen oprávněné instituce - třeba finanční úřad nebo soudy. Je to logické, že? Potřebují mít kompletní přehled, aby mohli účinně bojovat proti daňovým podvodům nebo praní špinavých peněz.

Systém myslí i na výjimečné situace. Co když by zveřejnění údajů mohlo někoho ohrozit? V takovém případě existuje možnost požádat o jejich skrytí. Soud pak posoudí, jestli jsou obavy oprávněné.

Chytrým řešením je propojení s dalšími registry. Když firma změní údaje v obchodním rejstříku, projeví se to i tady. Žádné zdlouhavé přepisování na více místech, všechno běží automaticky a údaje zůstávají aktuální.

Je to vlastně takový hlídací pes transparentnosti v českém podnikání. Pomáhá nám vidět, kdo skutečně tahá za nitky v různých firmách, a přitom chrání soukromí tam, kde je to potřeba.

Transparentnost vlastnických struktur je základním kamenem důvěryhodného podnikatelského prostředí a registr skutečných majitelů je klíčovým nástrojem v boji proti praní špinavých peněz

Radmila Kleslová

Výjimky z povinnosti evidence

Zákon o evidenci skutečných majitelů stanovuje několik důležitých výjimek z povinnosti zápisu do evidence skutečných majitelů. Mezi subjekty, které nemají povinnost zapisovat své skutečné majitele, patří zejména právnické osoby veřejného práva. To znamená, že například stát, územní samosprávné celky, příspěvkové organizace nebo státní podniky nemusí své skutečné majitele evidovat.

Další významnou výjimku představují církve a náboženské společnosti, stejně jako právnické osoby jimi založené. Tato výjimka se vztahuje také na školské právnické osoby a veřejné vysoké školy, které jsou ze své podstaty založeny pro vzdělávací a výzkumné účely. Politické strany a politická hnutí jsou rovněž vyňaty z povinnosti evidence skutečných majitelů, což reflektuje jejich specifickou úlohu v demokratické společnosti.

Společenství vlastníků jednotek představuje další kategorii právnických osob, které jsou osvobozeny od povinnosti evidence. Toto osvobození je logické vzhledem k tomu, že skuteční majitelé jsou v tomto případě jasně identifikovatelní jako vlastníci jednotek v daném společenství. Odborové organizace a organizace zaměstnavatelů také nepodléhají povinnosti evidence, což respektuje jejich nezávislost a specifickou roli v pracovněprávních vztazích.

Honební společenstva, která jsou založena podle zákona o myslivosti, jsou další skupinou právnických osob, na které se nevztahuje povinnost evidence skutečných majitelů. Stejně tak jsou z evidence vyňaty právnické osoby, v nichž je stát nebo územní samosprávný celek jediným společníkem nebo členem. V těchto případech je totiž skutečný majitel zřejmý již ze samotné povahy právnické osoby.

Specifickou kategorii tvoří zahraniční právnické osoby a jejich pobočky působící na území České republiky. Tyto subjekty musí evidovat své skutečné majitele pouze v případě, že jsou zapsány v českém obchodním rejstříku a zároveň v jejich domovské zemi neexistuje obdobná evidence skutečných majitelů nebo není přístupná českým orgánům.

Je důležité zmínit, že výjimka z povinnosti evidence neznamená, že by tyto subjekty neměly žádné povinnosti v oblasti transparentnosti. Většina z nich podléhá jiným formám kontroly a dohledu, které zajišťují dostatečnou míru transparentnosti jejich činnosti a vlastnické struktury. Například státní instituce jsou pod přímým dohledem veřejnosti a podléhají zákonům o svobodném přístupu k informacím.

V případě pochybností o tom, zda se na konkrétní právnickou osobu vztahuje některá z výjimek, je vhodné konzultovat situaci s právním odborníkem nebo přímo s rejstříkovým soudem. Nesprávné posouzení povinnosti evidence může vést k sankčním postihům, proto je třeba této oblasti věnovat náležitou pozornost.

Ověřování a aktualizace údajů

Údaje v evidenci skutečných majitelů je nutné pravidelně kontrolovat a aktualizovat, aby byla zajištěna jejich správnost a aktuálnost. Právnické osoby mají zákonnou povinnost udržovat údaje o skutečných majitelích aktuální a bez zbytečného odkladu zapisovat jejich změny. Tato povinnost vyplývá přímo ze zákona o evidenci skutečných majitelů.

Proces ověřování údajů probíhá několika způsoby. Primárně je odpovědností samotné právnické osoby průběžně kontrolovat správnost a aktuálnost zapsaných informací. V případě zjištění nesrovnalostí nebo změn musí být neprodleně provedena aktualizace prostřednictvím příslušného formuláře. Návrh na zápis změny údajů lze podat elektronicky pomocí inteligentního formuláře nebo v listinné podobě na podatelně rejstříkového soudu.

Důležitým aspektem je také automatická výměna informací mezi různými registry. Evidence skutečných majitelů je propojena s dalšími veřejnými rejstříky, což umožňuje automatickou aktualizaci některých údajů. Pokud dojde ke změně v obchodním rejstříku, může se tato změna automaticky promítnout i do evidence skutečných majitelů. Tento systém pomáhá udržovat konzistenci údajů napříč různými registry.

Zákon stanovuje také sankce za nesplnění povinnosti aktualizace údajů. Právnické osobě může být uložena pokuta až do výše 500 000 Kč, pokud nezajistí zápis skutečného majitele nebo jeho změnu. Kromě finanční sankce mohou nastat i další následky, například omezení výkonu hlasovacích práv nebo nemožnost vyplácení podílu na zisku.

Významnou roli v procesu ověřování hrají také oprávněné orgány státní správy, které mají přístup k neveřejným údajům v evidenci a mohou provádět kontrolu jejich správnosti. Mezi tyto orgány patří například finanční úřady, orgány činné v trestním řízení nebo Finanční analytický úřad.

Pro usnadnění procesu aktualizace údajů je k dispozici specializovaný informační systém evidence skutečných majitelů. Tento systém umožňuje oprávněným osobám přístup k údajům a jejich správu. Při změně údajů je nutné doložit příslušné dokumenty, které prokazují nově zapisované skutečnosti. Může se jednat například o společenskou smlouvu, stanovy, rozhodnutí valné hromady nebo jiné relevantní dokumenty.

Proces ověřování a aktualizace údajů je důležitý také z hlediska prevence praní špinavých peněz a financování terorismu. Aktuální a správné údaje v evidenci skutečných majitelů pomáhají příslušným orgánům v boji proti těmto negativním jevům. Právnické osoby by proto měly věnovat této povinnosti náležitou pozornost a zajistit pravidelnou kontrolu a aktualizaci údajů v evidenci.

Přístup k informacím v registru

Zákon o evidenci skutečných majitelů stanovuje, že přístup k informacím v registru skutečných majitelů je zajištěn dvěma základními způsoby. První způsob představuje dálkový přístup prostřednictvím webového rozhraní, které je dostupné na oficiálních stránkách Ministerstva spravedlnosti. Druhým způsobem je možnost získat výpis z evidence skutečných majitelů na kontaktních místech veřejné správy, tedy na pracovištích Czech POINT.

Dálkový přístup k registru je bezplatný a umožňuje vyhledávání základních údajů o skutečných majitelích. Veřejně přístupné jsou informace o jménu skutečného majitele, státu jeho pobytu, roku a měsíci narození, povaze jeho postavení a dni, od kterého je osobou ve významném postavení. Některé další údaje jsou dostupné pouze oprávněným osobám, mezi které patří zejména orgány veřejné moci, povinné osoby podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, a osoby, které prokáží právní zájem.

Pro získání úplného výpisu z evidence skutečných majitelů je nutné podat žádost, která může být podána elektronicky nebo osobně na kontaktním místě veřejné správy. Úplný výpis obsahuje veškeré údaje o skutečném majiteli včetně historických záznamů. Tento výpis je zpoplatněn podle aktuálního sazebníku správních poplatků.

Významnou novinkou v přístupu k informacím je možnost automatizovaného přístupu pro povinné osoby, které potřebují pravidelně ověřovat údaje o skutečných majitelích v rámci svých zákonných povinností. Tento přístup je realizován prostřednictvím API rozhraní a vyžaduje speciální oprávnění.

Systém evidence skutečných majitelů také umožňuje notifikace o změnách údajů. Oprávněné osoby si mohou nastavit automatické upozornění na změny v záznamech o sledovaných subjektech. Tato funkcionalita je particularly užitečná pro finanční instituce a další subjekty, které mají povinnost průběžně monitorovat své klienty.

V případě nesrovnalostí v evidovaných údajích může kdokoliv podat oznámení o nesrovnalosti. Toto oznámení je následně prověřeno příslušným soudem, který vede evidenci skutečných majitelů. Pokud se nesrovnalost potvrdí, soud vyzve zapisovanou osobu k nápravě. Neodstranění nesrovnalosti může vést k sankčním opatřením.

Přístup k informacím v registru skutečných majitelů je důležitým nástrojem pro zajištění transparentnosti vlastnických struktur právnických osob a svěřenských fondů. Systém evidence pomáhá v boji proti praní špinavých peněz a dalším nelegálním aktivitám. Zároveň poskytuje cenné informace pro obchodní partnery, investory a další zainteresované strany, které potřebují ověřit vlastnickou strukturu subjektů, se kterými vstupují do obchodních vztahů.

Propojení s evropskými registry

Český registr skutečných majitelů je součástí širší evropské sítě propojených registrů, což významně přispívá k transparentnosti vlastnických struktur napříč Evropskou unií. Od roku 2021 je český registr plně propojen s registry ostatních členských států EU prostřednictvím systému BRIS (Business Registers Interconnection System). Toto propojení umožňuje efektivní výměnu informací o skutečných majitelích právnických osob a svěřenských fondů mezi jednotlivými členskými státy.

Systém vzájemného propojení registrů skutečných majitelů vznikl na základě požadavků páté směrnice EU proti praní špinavých peněz (AMLD5), která stanovila povinnost členským státům zajistit vzájemnou dostupnost těchto informací. Propojení registrů významně usnadňuje práci nejen orgánům činným v trestním řízení a finančním úřadům, ale také povinným osobám podle AML zákona, které musí provádět kontrolu svých klientů.

V praxi to znamená, že oprávnění uživatelé mohou prostřednictvím jednotného evropského rozhraní vyhledávat informace o skutečných majitelích společností registrovaných v jiných členských státech EU. Tento systém významně přispívá k odhalování případných nepravdivých údajů a křížových vlastnických struktur napříč různými jurisdikcemi. Přeshraniční dostupnost dat také pomáhá v boji proti praní špinavých peněz a daňovým únikům, které často využívají složité mezinárodní korporátní struktury.

Významným aspektem evropského propojení je také standardizace formátu dat a způsobu jejich předávání. Registry jednotlivých členských států musí dodržovat společné technické specifikace a datové standardy, což zajišťuje kompatibilitu a snadnou využitelnost sdílených informací. Česká republika implementovala tyto standardy do svého systému evidence skutečných majitelů a průběžně je aktualizuje podle evropských požadavků.

Propojení s evropskými registry také přináší zvýšené nároky na zabezpečení dat a ochranu osobních údajů. Systém musí zajistit, že k citlivým informacím budou mít přístup pouze oprávněné osoby a instituce, a současně musí umožnit veřejný přístup k základním údajům o skutečných majitelích v souladu s evropskou legislativou. Český registr skutečných majitelů proto implementoval víceúrovňový systém přístupových práv a zabezpečení, který odpovídá evropským standardům ochrany dat.

Mezinárodní propojení registrů také umožňuje efektivnější spolupráci při vyšetřování hospodářské kriminality a finančních podvodů. Orgány činné v trestním řízení mohou rychleji získávat potřebné informace o vlastnických strukturách společností působících ve více členských státech, což významně urychluje vyšetřování přeshraničních případů. Systém také pomáhá identifikovat případné nesrovnalosti v údajích evidovaných v různých národních registrech.